Dans le monde compétitif des affaires d’aujourd’hui, où chaque dollar compte, les petites entreprises et les travailleurs autonomes du Québec se trouvent constamment à la recherche de stratégies pour maximiser leurs profits tout en minimisant leurs obligations fiscales. L’une des méthodes les plus efficaces pour y parvenir réside dans une gestion comptable astucieuse, en particulier à travers l’identification et l’application des déductions fiscales admissibles. Ces déductions, souvent sous-utilisées ou mal comprises, peuvent significativement réduire le montant d’impôt à payer, libérant ainsi des ressources financières précieuses pour l’investissement et la croissance.
Cet article vise à démystifier les dépenses déductibles pour les petites entreprises et les travailleurs autonomes du Québec, en offrant une liste exhaustive des dépenses pouvant être déduites et en partageant des conseils pratiques pour maximiser ces déductions. Nous explorerons les différentes catégories de dépenses déductibles, depuis les frais de démarrage jusqu’aux dépenses souvent négligées, tout en soulignant l’importance de la tenue de registres et des implications d’une surdéduction.
Notre objectif ? Vous fournir les connaissances nécessaires pour réduire votre charge fiscale et soutenir le succès de votre entreprise avec l’aide de Mes Livres Comptables.
Catégories de dépenses déductibles
La gestion efficace des dépenses est cruciale pour les petites entreprises et les travailleurs autonomes désireux de minimiser leur fardeau fiscal. Comprendre les catégories de dépenses déductibles permet de maximiser les retours et d’optimiser la santé financière de l’entreprise. Voici un tour d’horizon des principales catégories de dépenses déductibles au Québec.
| Fournitures et frais de bureau | Les fournitures de bureau et autres frais mineurs liés au fonctionnement quotidien de l’entreprise sont déductibles. Cela inclut les articles comme les stylos, papeterie, et petits équipements de bureau. Cependant, il est important de distinguer les fournitures de bureau des équipements plus coûteux, ces derniers étant considérés comme des immobilisations et soumis à des règles de déduction différentes. |
| Frais liés au lieu de travail | Pour les travailleurs autonomes qui utilisent une partie de leur domicile comme bureau, une portion des frais de domicile peut être déduite. Cette déduction est basée sur le pourcentage de l’espace domicile utilisé pour l’activité professionnelle, incluant le loyer, l’électricité, le chauffage, les taxes municipales et scolaires et même certains frais de réparation. |
| Frais de démarrage | Les frais de démarrage d’une entreprise sont souvent substantiels et, heureusement, déductibles. Ils comprennent toutes les dépenses engagées avant le début réel des opérations. Pour être admissibles, ces frais doivent être engagés dans le but de lancer l’entreprise et dans l’espoir de générer des revenus futurs. Ces frais doivent être engendrés dans la même année que l’année de démarrage de l’entreprise. |
| Dépenses en télécommunications | Les frais de télécommunication, incluant l’internet et les services téléphoniques, sont essentiels à la gestion d’une entreprise moderne et sont entièrement déductibles, à condition qu’ils soient utilisés à des fins professionnelles. La clarté de la séparation entre usage professionnel et personnel est essentielle pour justifier la déduction de ces dépenses. Dans le cas d’une utilisation à des fins professionnels et personnelle, il faut évaluer la proportion attribuable aux fins de votre entreprise et déduire seulement celle-ci. |
| Frais de transport et véhicules | Les coûts associés à l’utilisation d’un véhicule pour des besoins d’entreprise, y compris l’essence, l’entretien, les assurances et les frais de stationnement, sont déductibles. Pour les travailleurs autonomes sans véhicule professionnel dédié, les dépenses de transport public, taxi, ou autre peuvent également être déduites. |
| Repas et frais de représentation | Les dépenses pour les repas d’affaires et certaines activités de représentation sont partiellement déductibles, généralement à hauteur de 50%. Cette catégorie comprend les repas avec des clients ou lors de déplacements d’affaires. La relation directe avec l’activité professionnelle sont essentielles pour ces déductions. Certains limites sont imposées au fédéral et provincial. |
| Salaires, traitements et avantages sociaux | Les coûts liés à l’emploi de personnel, y compris les salaires, traitements et avantages sociaux comme les cotisations au régime de pensions du Canada, sont intégralement déductibles. Cela constitue souvent une part significative des dépenses d’entreprise et offre une opportunité de déduction importante. Notez que seulement le salaire net d’un employé et la partie des déductions employeur sont une dépense (la déduction payé par employé n’est pas déductible). De plus, si vous utilisez le notre logiciel, ces déductions seront automatiquement ajouté à vos dépenses. |
| Intérêts et frais bancaires | Vous pouvez déduire les intérêts pour les prêts d’entreprise et autres frais bancaires. |
| Taxes d’affaires, droits d’adhésion, permis et cotisations | Vous pouvez également déduire différents coûts des permis annuels et de certaines taxes d’affaires que vous avez engagés pour exploiter votre entreprise incluant les cotisations annuelles pour demeurer membre d’une association commerciale ou professionnelle et abonnements à des publications. Important: vous ne pouvez pas déduire les dépenses pour un club dont les activités principales sont des services de restauration, de loisirs ou de sport. |
| Honoraires professionnels | Les frais pour des services professionnels externes, tels que la comptabilité, le conseil juridique et d’autres consultations professionnelles, sont entièrement déductibles. Ces services, essentiels au bon fonctionnement et à la conformité de l’entreprise, représentent une catégorie de déduction vitale. |
| Dépenses de formation et promotion | Les coûts liés à la formation professionnelle et aux activités de promotion sont déductibles. Cela inclut les frais d’inscription à des cours, séminaires, ainsi que les dépenses en marketing et publicité. Ces investissements dans le développement des compétences et la visibilité de l’entreprise sont encouragés par leur caractère déductible. |
Autres dépenses déductibles souvent oubliées
Certaines petites dépenses, bien qu’individuellement minimes, peuvent s’accumuler et devenir significatives sur l’année fiscale. Cela inclut les frais bancaires d’entreprise, les cotisations à des organisations professionnelles, les frais de publicité , différents coûts de logiciels tels que les logiciels comptables et les primes d’assurance. La vigilance et la documentation de ces petites dépenses peuvent contribuer à réduire davantage l’impôt à payer.
La clé pour maximiser les déductions fiscales réside dans la tenue rigoureuse de registres et la compréhension approfondie des différentes catégories de dépenses déductibles. En exploitant ces connaissances, les petites entreprises et les travailleurs autonomes peuvent non seulement optimiser leur situation fiscale mais aussi renforcer la gestion financière de leur entreprise.
Et les dépenses non déductibles?
Important: Les dépenses doivent avoir été engagées dans le but de produire un revenu d’entreprise et elles doivent être raisonnables. Par exemple un voyage personnel ne sera pas déductible ni votre épicerie. Voici un aperçu des principales dépenses non déductibles :
- Votre travail : La valeur de votre propre travail sur les réparations et l’entretien de l’entreprise n’est pas déductible.
- Amendes et pénalités : Les frais pour infractions telles que le stationnement interdit ou les excès de vitesse, ainsi que les pénalités pour retard de déclaration fiscale, sont exclus.
- Frais de déplacement domicile-travail : Si les déplacements professionnels sont déductibles (pour vous chez les clients par exempl), les trajets quotidiens entre votre domicile et votre lieu de travail ne le sont pas.
- Vêtements de travail classiques : Les coûts associés à l’achat et à l’entretien de vêtements professionnels standards ne sont pas déductibles, à l’exception des uniformes ou équipements de sécurité spécifiques requis par votre emploi.
- Frais d’adhésion à des clubs de loisirs : Les cotisations à des clubs de golf ou de gym, bien qu’utiles pour le réseautage et la santé, ne sont pas déductibles. Cela s’applique généralement à tout club dont l’activité principale concerne la restauration, les loisirs ou le sport.
- Primes d’assurance-vie : Les primes d’assurance-vie, d’assurance-maladie et d’assurance-invalidité ne sont pas considérées comme des dépenses déductibles pour les entreprises.
Distinction entre dépenses déductibles (courantes) et dépenses en capital
Distinguer entre une dépense déductible et une dépense en capital est essentiel pour la gestion fiscale de votre entreprise et la conformité fiscale. Une dépense en capital est un investissement dans un bien qui apportera des avantages économiques sur plusieurs années, comme l’achat d’équipement. À l’inverse, les dépenses courantes sont les coûts quotidiens nécessaires à l’exploitation de votre entreprise, déductibles l’année où ils sont engagés.
Lorsque vous investissez dans de l’équipement pour votre entreprise, ces achats doivent être traités comme des dépenses en capital, non entièrement déductibles dans l’année d’achat. Au lieu de cela, ils sont amortis sur leur durée de vie utile via la déduction pour amortissement (DPA), vous permettant de déduire une portion de leur coût chaque année. Cette pratique étale la charge financière de l’investissement, tout en réduisant votre revenu imposable annuellement. La DPA est cruciale pour une gestion fiscale efficace, en assurant que la valeur de l’équipement soit reflétée équitablement sur la durée de son utilisation.
Pour plus d’information sur les différentes DPA, visitez la page de l’ARC sur la déduction pour amortissement. L’ARC a par ailleurs écrit un article détaillé sur la différence des dépenses déductibles et des dépenses en capital. Thomson Reuters discute des critères avec un regard sur la jurisprudence.
Déductions fiscales des entreprises et travailleurs autonomes – FAQ
Est-ce que mes paiements hypothécaires sont des dépenses déductibles?
Seulement votre paiements d’intérêts est déductible pour un paiement sur un prêt d’entreprise ou sur la portion attribuable à l’entreprise.
Comment calculer la déduction pour frais d’utilisation de ma résidence aux fins de l’entreprise?
Vous devez calculer la superficie de votre résidence utilisée pour fins de l’entreprise diviser par la superficie totale de votre résidence. Par exemple si votre résidence est de 2000 pieds carrés et que pour fins de l’entreprise vous utilisez 500 pieds carrés, vous pouvez déduire 25% des dépenses reliées à votre résidence.
Est-ce que je peux déduire l’alcool et le pourboire dans les frais de repas?
Oui vous pouvez déduire l’alcool et le pourboire. Même le cannabis est déductible comme le mentionne Pierre-Yves McSween.
Quelles sont les différences entre une dépense d’affaires déductible et une dépense personnelle non déductible?
Une dépense déductible est une dépense engagée dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise et qui peut être déduite de votre revenu d’affaires pour réduire l’impôt à payer. Les dépenses personnelles, en revanche, ne sont pas déductibles car elles ne sont pas engagées dans le but de générer un revenu d’affaires. Il est crucial de séparer les dépenses d’affaires des dépenses personnelles pour assurer une comptabilité précise et respecter les règlements fiscaux.
Comment déterminer si une dépense mixte (personnelle et d’affaires) est un dépense déductible?
Pour les dépenses mixtes, seule la portion qui peut être raisonnablement attribuée à l’activité commerciale est déductible. Il est important de documenter et de justifier la portion d’affaires de la dépense. Par exemple, si vous utilisez votre véhicule à des fins personnelles et d’affaires, vous pouvez déduire les coûts proportionnels relatifs à l’utilisation commerciale, comme le kilométrage parcouru pour des rendez-vous d’affaires.
Quelles sont les règles spécifiques concernant la déduction des frais de repas et de divertissement?
Les frais de repas et de divertissement sont généralement des dépenses déductibles à hauteur de 50 %, à condition qu’ils soient engagés pour des raisons d’affaires. Cela inclut les repas avec des clients ou lors de voyages d’affaires. Il est essentiel de conserver des reçus détaillés et de noter la raison d’affaires de chaque dépense pour prouver sa légitimité en cas d’audit.
Comment gérer la déduction pour amortissement des biens d’affaires?
L’amortissement permet de déduire la dépréciation des biens d’affaires sur plusieurs années, reflétant l’usure ou l’obsolescence. La méthode et la période d’amortissement dépendent du type de bien. Il est important de suivre les directives de l’Agence du revenu du Canada pour calculer correctement l’amortissement et de conserver une documentation détaillée sur l’achat et l’utilisation des biens pour justifier les déductions. La plupart des logiciels d’impôts calculent automatiquement votre déduction d’amortissement lors de la production de votre déclaration d’impôts.
Comment déduire les dépenses relatives à un véhicule utilisé à la fois pour mon travail et ma famille?
Vous pouvez déduire une portion des dépenses du véhicule basée sur l’usage professionnel, calculée en fonction des kilomètres parcourus pour des raisons d’affaires par rapport au total des kilomètres parcourus.
Existe-t-il des exceptions à la limite de déduction de 50 % pour les frais de repas ?
Oui, certaines exceptions permettent une déduction au-delà de la limite de 50 %. Par exemple, si les frais de repas sont engagés dans le cadre d’activités habituelles de votre entreprise se déroulant à plus de 40 kilomètres de votre lieu d’affaires, la limite de 50 % ne s’applique pas. De plus, pour les camionneurs, la limite de déductibilité est augmentée à un pourcentage déterminé plus élevé, actuellement fixé à 80 % pour les frais de repas durant une période de déplacement admissible.
Les frais de repas et de représentation ne sont pas soumis aux limites de déduction dans plusieurs situations spécifiques. Par exemple, si vous êtes dans le secteur de la restauration ou de l’hôtellerie et que ces frais sont engagés pour fournir des repas, boissons, ou divertissements à des clients, ces dépenses ne sont pas limitées. De même, si les frais sont facturés directement à un client ou si vous organisez une fête pour vos employés (avec des restrictions sur le nombre d’événements par an), ces dépenses peuvent être déduites sans être soumises aux limites fixées.
Pour plus de détails sur cette dépense déductible voir la section 6.11 du guide de Revenu Québec.
Les frais de sous-traitance sont-ils déductibles?
Oui, si vous engagez des sous-traitants pour effectuer une partie du travail d’entreprise, ces coûts sont déductibles comme dépenses d’exploitation.
Ressources supplémentaires sur les dépenses déductibles
Vous pouvez trouver plus de ressources sur les pages dédidées au sujet des dépenses déductibles pour entreprise sur le site de l’agence du Revenu du Canada et sur le site de Revenu Québec.
Gestion rigoureuse des documents fiscaux: clé de la conformité et de l’optimisation fiscale
Pour les petites entreprises au Québec, la tenue méticuleuse des registres et des pièces justificatives est non seulement une obligation fiscale mais aussi une pratique essentielle à la bonne gestion et à l’optimisation fiscale de l’entreprise. Ces documents servent de fondement à l’évaluation précise de vos revenus et dépenses, facilitant ainsi le processus de vérification par les autorités fiscales et réduisant le risque de redressements fiscaux.
Il est crucial d’enregistrer régulièrement les revenus et les dépenses, en s’assurant de recueillir les factures, les reçus, et les relevés de transactions effectuées. Ces documents doivent refléter fidèlement toutes les opérations financières de l’entreprise, y compris les transactions par carte de crédit, les déplacements professionnels et l’utilisation mixte (professionnelle et personnelle) des véhicules. Le relevé du kilométrage effectué pour des raisons professionnelles, appuyé par les pièces justificatives pertinentes, est également indispensable pour justifier les dépenses véhiculaires déduites. De plus, l’avènement de la numérisation offre la possibilité de conserver ces documents sous forme électronique, par exemple en prenant des photos des reçus et des factures, ce qui simplifie la gestion et assure une sauvegarde efficace et accessible des données fiscales.
La conservation des registres et des pièces justificatives pendant une période de six ans après la dernière année d’imposition concernée est obligatoire, y compris pour les documents électroniques, qui doivent être maintenus dans un format accessible et intelligible. Cette rigueur dans la gestion documentaire n’est pas seulement une mesure de conformité ; elle constitue également une stratégie proactive pour sécuriser les droits à des allégements fiscaux et optimiser la situation fiscale de l’entreprise. Notez que vous pouvez conserver de manière électronique vos pièces justificatives. Par exemple en prenant en photo vos reçus. De plus notre logiciel permettera prochainement de lier vos dépenses déductibles à vos pièces justificatives, il sera donc d’avoir votre registres des dépenses déductibles au même que vous faites votre comptabilité.
